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Beglaubigung von Dokumenten

Hier erfahren Sie, wie eine beglaubigte Kopie aussehen muss, wer sie ausstellen kann, und welche Dokumente übersetzt werden müssen.

Da die TUM keine Originaldokumente für die Bewerbung annimmt, verlangen wir bei der Bewerbung amtlich beglaubigte Kopien. Nur so können wir uns darauf verlassen, dass die Kopien, die Sie bei uns einreichen mit den Orginaldokumenten übereinstimmen. Ihrer Dokumentencheckliste in TUMonline können Sie entnehmen, welche Dokumente wir als beglaubigte Kopie benötigen.

Bitte reichen Sie bei der Bewerbung keine Originale Ihrer Zeugnisse ein. Die TUM übernimmt für unaufgefordert eingereichte Originale keine Haftung; alle Bewerbungsunterlagen werden digitalisiert und die Papierunterlagen nach ca. einem Jahr aus Kapazitätsgründen vernichtet.

Bitte prüfen Sie vor einer Bewerbung sorgfältig, ob die Ihnen vorliegenden Beglaubigungen den hier genannten Kriterien entsprechen. Nicht oder nicht korrekt beglaubigte Kopien können für Ihre Bewerbung nicht berücksichtigt werden

Was ist eine beglaubigte Kopie - und was nicht?

Eine Kopie eines Originaldokuments gilt nur dann als beglaubigt, wenn sich ein Siegel und die Unterschrift im Original darauf befinden. Kopien oder eingescannte Versionen von beglaubigten Dokumenten sind einfach nur Kopien und selbst nicht beglaubigt. Sie werden für Ihre Bewerbung nicht berücksichtigt. 

Abbildung 1: beglaubigte Kopie richtig und falsch

Wer darf eine Beglaubigung vornehmen?

Die TUM akzeptiert nur Beglaubigungen von

  • ausstellenden Schulen oder Hochschulen sowie den zuständigen Ministerien im Heimatland.
  • den diplomatischen Vertretungen der Bundesrepublik Deutschland (deutsche Botschaften)
  • der Kulturabteilung der Botschaft des Landes, aus dem das Zeugnis stammt
  • den im jeweiligen Land zur amtlichen Beglaubigung befugten Behörden und Notaren

In keinem Fall werden Beglaubigungen von Privatpersonen, Rechtsanwälten, Pfarrämtern, Sparkassen oder der AStA akzeptiert.

Welche Eigenschaften muss eine Beglaubigung haben?

Eine Beglaubigung ist ordnungsgemäß, wenn sie alle der folgenden Merkmale enthält:

  1. Beglaubigungsvermerk, der bescheinigt, dass die Kopie mit dem Original übereinstimmt.
  2. Originalunterschrift des Beglaubigenden zur Bestätigung des Beglaubigungsvermerks.
  3. Dienstsiegel, das in der Regel rund oder oval ist und ein Emblem - oft ein amtliches Wappen - und den Namen der Behörde enthält. Ein einfacher Schriftstempel genügt nicht. Wenn die beglaubigende Stelle, z.B. eine Fakultät, kein Dienstsiegel hat, darf sie nicht beglaubigen. 
Korrekte Beglaubigung. Bild: Wikimedia Commons, CC BY SA 2.0
Dienstsiegel und nicht zulässiger Schriftstempel

Wie müssen mehrseitige Dokumente beglaubigt sein?

Bei Dokumenten mit mehreren Einzelblättern muss nachgewiesen werden, dass jede Seite von derselben Urkunde stammt. Folgende Formen der Beglaubigung sind möglich:

  • Eine Seite trägt den Beglaubigungsvermerk und die Unterschrift und alle Blätter sind so übereinander gelegt, geheftet und gesiegelt (z.B. schuppenartig), dass auf jeder Seite ein Teil des Dienstsiegelabdrucks erscheint. 

oder

  • Jede Seite wird gesondert beglaubigt. Achten Sie aber in diesem Fall darauf, dass auf jeder Seite des Originals Ihr Name steht. Wenn nicht, muss er in die Beglaubigungsvermerke mit aufgenommen werden, zusammen mit einem Hinweis auf die Art der Urkunde. Fehlende Hinweise dürfen nicht selbst eingetragen werden.

Bei beidseitig bedruckten Dokumenten gibt es folgende Möglichkeiten der Beglaubigung: 

  • Der Beglaubigungsvermerk muss sich auf die Vorder- und Rückseite beziehen (z.B. „Hiermit wird beglaubigt, dass die vor-/umstehende Kopie mit dem Original übereinstimmt“).  

oder

  • Vorder- und Rückseite der Kopie müssen gesondert beglaubigt werden. 

Wie kann ich nicht deutschsprachige Dokumente beglaubigen lassen?

  • Beglaubigung nicht deutschsprachiger Dokumente:
    Wenn Sie sich bereits in Deutschland befinden, wenden Sie sich für die Beglaubigung Ihrer Dokumente an die Botschaft oder ein Konsulat Ihres Landes.

    Wenn Sie sich in Ihrem Heimatland befinden, dann wenden Sie sich an eine in Ihrem Land zur Beglaubigung befugte Behörde oder Stelle.

    Achten Sie darauf, dass die beglaubigende Stelle die hier genannten Kriterien für Beglaubigungen beachtet.

  • Übersetzung von Dokumenten:
    Dokumente, die im Original in deutscher oder englischer Sprache ausgestellt wurden, müssen nicht übersetzt werden. Dokumente, die in einer anderen Sprache ausgestellt wurden, müssen von einem vereidigten Übersetzer übersetzt und mit Dienstsiegel beglaubigt werden. Bei einer Bewerbung benötigen wir eine beglaubigte Kopie des Originaldokuments und die beglaubigte Übersetzung.

Welche Sonderregeln gibt es für einzelne Länder?

  • Dokumente aus dem Vereinigten Königreich (UK) müssen von einem Notar beglaubigt werden, da die Universitäten dort keine Beglaubigungen vornehmen. 
  • Dokumente aus dem Iran müssen von der Deutschen Botschaft in Teheran beglaubigt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie hier. 
  • Beglaubigte Dokumente aus China müssen mit dem roten Rundsiegel und dem runden Prägesiegel der Universität bzw. des Notars versehen sein.

 

 

Von der TUM selbst ausgestellte Dokumente müssen nicht beglaubigt werden.

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